人を増やす前に、仕組み
サムネ：01a「雇う前に、これ見て」
社員、もう一人雇おうか迷ってる社長さん。正直、その採用、一回止めてください。
事務員を1人入れると、社会保険込みで年間およそ350万。でも、その仕事の半分は、今ある作業を“こなすだけ”なんですよね。
だったら、雇う前にそこを“仕組み”で消せます。日報も勤怠も案件管理も、入力した瞬間に集計と通知が勝手に動くBaseをLarkで組むだけ。転記も「あの数字どこ?」の探し物も、まるごと消えます。
僕が構築したある運送業の会社は、これで事務作業が3〜4割減りました。で、ここからが本題で──浮いた時間を、社長が受注活動に全振りしたんです。動ける時間が増えた分、提案数が伸びて、単月で売上が1,000万円ぶん増えた月も出ました。
人を増やすとコストが増える。でも仕組みを増やすと、空いた時間がまるごと“攻め”に変わるんですよね。
効率化の罠
サムネ：02a「効率化、そこで止まってない?」
「業務効率化でコスト削減」って言ってる会社、正直、それだと一生お金は増えません。
ドキッとした人ほど聞いてください。効率化って、しょせん“守り”なんですよ。作業が速くなって、残業代が少し減るだけ。そこで満足して終わる会社が、ほんとに多い。
でも、お金が増える会社は1個だけ違う。浮いた時間を、すぐ“攻め”に回してるんです。受注、提案、フォロー。1円も時間を遊ばせてない。
僕が支援したあるオンライン秘書の会社は、案件管理がぐちゃぐちゃで毎週14時間潰れてました。それをLarkで、入力した瞬間に自動で振り分ける仕組みに変えたら、週5時間まで減った。で、浮いた9時間を全部、新規の獲得に振り切ったんです。そしたら半年で、売上が5倍まで伸びました。
本質は時短じゃない。“空いた時間を何に使うか”なんですよね。効率化はゴールじゃなくてスタート。
見積・請求のムダ
サムネ：03a「請求書、まだ手作業?」
見積と請求書、いまだにExcelで毎回イチから作ってる会社、年間でざっと60時間、捨ててます。
1件15分として、月20件で5時間、年間60時間。時給換算したら、それだけで十数万が消えてる計算なんですよね。
でも「専用ソフトを買わなきゃ無理でしょ」って思ってる人、多いんです。違うんですよ。Lark上のドキュジーニアスっていうプラグインに数字を流し込むだけで、見積も請求も体裁が一発で整う。毎回ゼロから作る手間が、まるごと消えます。
僕はこれまで50社のLarkを構築して、平均で作業時間を半分以下にしてきました。しかも、こうやって見積や請求のデータをLarkに溜めておくと、あとでAIに「先月の失注、まとめて」って聞ける母艦にもなる──その話はまた今度。まずは目の前の作業を消すところから。